第一章  总  则

第一条 为了加强我校外事档案的管理和利用，充分发挥外事档案在学校国际交流及各项管理工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案工作规范》、《高等学校档案管理办法》（教育部27号令）等法律、法规，结合我校外事工作的实际情况，特制定本办法。

第二条 外事档案是指我校单位与个人在外事活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。

第三条 外事档案是我校档案全宗的重要组成部分，必须由档案馆集中统一管理，保证其完整、准确、系统。

第四条 国际交流处和国际教育学院应分别明确一位负责人分管档案工作，并指定兼职档案员统一管理本部门的外事及留学生工作文件材料，定期整理并按期向学校档案馆移交。

第二章 外事档案的立卷与归档

第五条 归档范围

凡是本校单位与个人在外事工作活动中形成的各类具有保存价值的涉外文件材料均应按归档要求立卷归档。具体要求按各外事部门的归档范围及保管期限表执行。（详见附件）

第六条 立卷与归档

1．国际交流处和国际教育学院分别是学校外事管理和涉外教学的归口单位，在来访、出国、国际合作、国际会议活动结束以及留学生毕业后，兼职档案员负责将本部门形成的相关的外事文件材料收集、汇总、整理后向学校档案馆移交。

2．出国人员回国后，必须在两个月内将应归档的材料全部交到外事管理部门，否则外事管理部门不予签字，计财处不予报销。

3．根据外事文件材料形成的规律，保持其有机联系和便于利用的原则进行组卷，将相同内容的文件材料组成一卷，同一内容文件材料数量多时可分成若干卷，每卷不超过200页。

4．卷内密不可分的文件材料按正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后的要求排列。

5．归档的外事文件材料要求纸质好，用蓝黑墨水或碳素墨水书写，禁用圆珠笔、铅笔、红色或纯蓝墨水书写和复印。

6．卷内材料要去掉金属物，对破损的文件材料要进行修补。卷内文件应按顺序编排页号，在有文字的每页正面的右上角、背面的左上角打上页号。用A4纸打印卷内目录，具体格式可到校档案馆网页下载。

7．外事文件材料在次年的6月底前向档案馆移交。

第三章 外事档案的管理和利用

第七条 学校档案馆科技档案室负责接收外事档案，对归档的案卷进行登记、分类、编目、统计和提供利用。

第八条 采用《高等学校档案实体分类法》档号编制原则。外事类档案档号 = 年度号 + 外事档案分类号 +案卷号

案卷号按二级类目流水。年度为自然年度。

第九条 努力开创档案现代化管理的进程，逐步应用计算机进行外事档案的检索，提高开发利用外事档案的能力。

第十条 外事档案的保管期限分为永久、30年和10年。

第十一条 档案馆所保存的外事档案可随时查阅，但必须遵守档案馆的档案借阅制度。

第四章 外事档案的鉴定与销毁

第十二条 外事档案的鉴定与销毁按档案馆的鉴定与销毁制度执行。

本办法自公布之日起实施。