1  各单位和部门应按学校制订的归档制度执行，将文件材料的积累、归档纳入教学、科研、医疗、党政管理人员的职责范围内，做到每项重要工作都有完整、准确、系统的文件材料归档。

2  各单位和部门应做到各项工作与档案工作实行“三纳入”、“四同步”管理，即纳入学校各院、系、部、处、所、中心的计划和规划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

3  科研成果、产品规划与试制、基建工程等项目在进行鉴定、验收时，必须有档案人员参加。有关业务部门应会同档案部门，对应归档的文件材料进行检查，并签署意见。未经档案部门检查或经检查没有完整、准确、系统的文件材料归档的项目，不能通过鉴定、验收，科研成果不予上报。仪器设备开箱验收时应有档案人员参加。

4  实行文件材料形成部门、科研课题组立卷的制度。一般由立卷人按文件材料的自然形成规律，加以系统整理组卷、编排页号，填写卷内目录，草拟案卷标题，交档案人员检查，装订后向档案馆移交。

5  文件材料的归档范围：

我校档案分为十三个门类，各种档案的归档范围，可按每种档案的管理暂行办法的有关规定执行。档案门类如下：

  (一) 党政管理类

  (二) 教学类

  (三) 科研类

  (四) 基本建设类

  (五) 外事类

  (六) 财会类

  (七) 产品生产类

  (八) 出版物类

  (九) 仪器设备类

  (十) 人物(名人)类

  (十一) 声像类

  (十二) 实物类

  (十三) 干部人事类

6  归档的文件材料应纸质优良，幅面尺寸采用国际标准A4型，书绘工整，蓝黑、碳素墨水书写或激光打印，不能用金属物装订，禁用圆珠笔、红色墨水书写和复写，复印材料不得归档，声像档案归档材料应清晰。

7  各门类档案归档时间：

(一) 党政管理类档案，应在次年的六月底前归档；

(二) 教学类档案，除综合类在次年六月底前归档外，其他文件材料均应在次学年度寒假前归档；

(三) 科研、基建类档案，应在项目完成后两个月内归档；

(四) 财会类档案在会计年度终了后，可由计财处保管一年，期满后向档案馆移交；

(五) 外事档案，部门形成的文件材料及邀请形成的文件材料应在次年六月底前归档，派出形成的文件材料应在出国人员回国当年归档；

(六) 出版物档案，应在次年的六月底前归档(合订本)；。

(七)干部档案，形成干部档案材料的部门，在形成正式材料一个月内归档。

归档时，交接双方根据移交目录核对并履行签字手续。

8  凡由我校与其他单位分工协作完成的项目，由主办单位保存一整套档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本外，应将复制件送交主办单位保存。

9  个人在其从事教学、科研、医疗、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向学校档案馆移交，集中管理，任何个人不得据为已有。

对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料，档案馆可通过征集、代管等多种形式进行管理。对个人向档案馆捐赠档案的，学校予以奖励。

10  档案馆应注意向国内外征集与本校有关的各种档案和资料。