第一章  总 则

第一条 为了加强我校基建档案的管理和利用，充分发挥基建档案在工程建设、使用管理、工程维护和改扩建工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案工作规范》、《高等学校档案管理办法》（教育部27号令）、国家《基本建设项目档案资料管理暂行规定》等法律、法规，结合我校的具体情况，特制定本办法。

第二条 凡在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，均属基建档案。

第三条 基建档案是我校档案全宗的重要组成部分，必须由档案馆集中统一管理，保证其完整、准确、系统、安全和有效利用。

第四条 学校后勤管理处和基建部门应明确一位负责人分管档案工作，各配备一名兼职档案员负责管理本部门的基建文件材料的收集、整理和立卷工作，并按期向学校档案馆移交。

           

第二章 基建档案的立卷与归档

第五条 归档范围

1．归档主要内容包括综合管理，项目的可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等方面，具体范围见附表。

2．归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。

第六条 立卷与归档

（一）形成与积累

1．基建部门接到基建项目后，在布置工作计划的同时布置形成积累基建文件材料的任务。

2．基建项目实行总承包的，由各分承包单位负责收集整理，交总承包单位汇总、整理，竣工时由总承包单位向学校后勤管理处基建部门提交完整、准确、系统的基建档案材料。

3．基建项目由几个单位分别承包的，各承包单位负责收集整理所承包工程的基建文件材料，交学校后勤管理处基建部门汇总、整理。

4．基建部门应严格执行基建文件材料的审签制度，明确职责，把好文件材料形成的质量关。

5．凡对我校基建项目进行改建、扩建，该工程竣工验收后三个月内，后勤管理处须对有关资料进行整理，归入原基建项目中。

6．归档的基建文件材料格式应统一，字迹工整，图像清晰，用墨水或墨汁书写，不得用易褪色的书写材料书写、绘制。卷内材料要去掉金属物，对破损的文件材料要进行修补。

7．基建部门要定期检查、绘制本校的总平面图以及水、电、气、通讯等管网图，并移交给档案馆

（二）归档验收

1．基建项目在竣工验收前，基建部门应组织相关人员对归档的基建文件图纸材料的完整性、准确性进行审核后，工程方可验收。

2．学校应从基建项目总投资中扣留5% 作为基建档案保证金，待基建文件材料归档验收合格后返还各承建单位。

3．基建部门应按档案规范化要求认真审查、验收归档的材料，填写建设工程档案验收一览表，一式两份，连同案卷清点无误后，验收人签字盖章。验收合格后双方在工程档案验收意见表上签字盖章。

（三）组卷移交

1．根据基建文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，按工程项目组卷，一项一卷或数卷。管理性文件材料排在首卷，其余材料按文件性质分别组成案卷。

2．文件材料按正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后排列。图纸按图的类别序号排列。

3．基建项目在验收后3到6个月内完成归档工作，由后勤管理处基建部门将其基建项目的文件材料整理后全部移交科技档案室统一管理。

第三章 基建档案的管理和利用

第七条 学校档案馆科技档案室负责接收基建档案，对归档的案卷进行登记、分类、编目、统计和提供利用。

第八条 采用《高等学校档案实体分类法》档号编制原则。基建档案档号 = 年度号 + 基建档案分类号 + 案卷号。

案卷号按二级类目流水。年度为项目竣工年度。

第九条 基建档案的保管期限分为永久、定期。

第十条 借阅基建档案应遵守档案馆的档案借阅制度，办理借阅手续，用完后及时归还。要爱护借出的档案，保持其清洁和安全，如有损坏或丢失档案者，按《档案法》的有关规定处罚。

第十一条 努力开创档案现代化管理的进程，逐步应用计算机进

行基建档案的检索，提高开发利用基建档案的能力。

         

第四章 基建档案的鉴定与销毁

第十二条 基建档案的鉴定与销毁按档案馆的鉴定与销毁制度执行。

本办法自公布之日起实施。