第一条 为加强我校声像载体档案的科学收集与管理，充分发挥其作用，更好地为教学、医疗、科研和党政管理各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》（教育部27号令）等法律、法规，结合我校实际情况，特制定本办法。

第二条 声像档案是指我校在教育活动和历史发展中形成的具有保存价值的各种以音响、画面形像等记录方式的专门载体及其配套文字材料。

第三条 声像档案工作应纳入学校党政、教学、科研、外事等有关部门的管理制度中，实行制作工作和建档工作同步管理，即制作人员接受任务与接受声像材料归档要求同步。

第四条 声像档案必须实行集中统一管理，保证其完整、准确、系统和安全，便于开放利用。

第五条 归档范围

1.归档的主要内容包括综合管理，制作工作和声像载体材料三个方面（详见附表）。

2.归档的重点是本校各项活动中直接形成的声像载体材料原件。

第六条 整理组卷的基本原则应根据声像材料形成的规律和多种载体的特点，分类保管。对单件声像载体材料，要附以文字说明，对同一载体多项内容的，采用按主题内容逐一著录的方法；对同一内容、多载体合成的档案，应注明参见号，既保持声像载体档案的原始顺序，又凭借著录，保证不同内容的声像材料具有独立的使用性。

第七条 整理和保管

1．声像档案主要由设在网络教育学院的声像档案分室管理，配备专职或兼职档案员负责收集、整理和保管工作。党政办、宣传部、工会、团委、国际交流处等部门形成的声像档案直接向档案馆归档。

2．存放声像档案的库房或装具应能防火、防潮、防光、防尘。库房的温度宜18—24℃,相对湿度宜35—45%,要避开30奥斯特以上的磁场。

3．定期检查声像档案的保管情况，对多次使用和已污染的声像档案，要及时修补、复制。

第八条 立卷分类

1.按介质分为纸质文件材料和声像载体材料；

2.纸质文件材料指综合管理工作文件材料和制作项目的文件材料；

3.声像载体材料按类型分为照片、录音制品和录像制品等。

第九条 立卷分工

1.制作项目文件材料和声像制品，由制作项目单位或个人负责立卷归档；

2.两个以单位共同制作的，由主办单位负责立卷归档；

3.外单位制作的反映本校活动的声像载体材料，由档案部门负责征集或委托征集。

第九条 立卷与归档

1. 声像材料归档时检查是否完整、准确、系统、配套，音响、画面是否清晰，对有局部划伤、断裂者，应及时修补。照片档案要有文字说明（包括时间、地点、人物、主题内容和制作者）。

2. 声像制作材料和声像制品的档号要与文字材料的档号互相互记参见号。

3. 声像材料形成部门应在规定时间向档案部门办理移交手续，填写移交目录一式二份，各执一份备查。

4. 综合管理材料和照片档案的归档时间为次年6月底之前，声像载体材料在制作完成后三个月内归档。

5. 采用《高等学校档案实体分类法》档号编制原则。声像档案档号 = 年度号 +声像档案分类号 + 保管单位号

案卷号按二级类目流水。

第十条 网络教育学院声像档案分室应将本年度形成的声像档案目录向学校档案馆报告一次。

 

本办法自公布之日起实施。