第一条 为加强我校实物类档案（以下简称实物档案）的管理，更有效地保护和利用档案资源，根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》，结合学校具体情况，特制本办法。

第二条 实物档案是指学校在历史发展和教育活动以及社会交往中直接形成的对学校和社会有珍藏价值的各种形式的实际物品。

第三条 档案馆对全校实物档案进行集中统一管理并负责监督、指导、检查、保管全校各单位实物档案工作。实物产生及收受部门负责实物档案的鉴别、收集和归档工作。

第四条 各单位要把实物档案工作纳入本单位管理制度中。要将实物档案的收集、归档工作纳入本单位各部门的职责范围，明确专人负责，按期向档案馆归档。个人非职务行为产生的有价值实物实行自愿归档原则。凡属个人非公务活动中形成的能反映学校重大活动、重要人物、具有保存查考价值的实物材料，学校鼓励个人向学校档案馆捐赠，或由学校征集。

第五条 实物档案的归档范围

1.上级单位颁发、人民团体或个人表示感谢赠送给学校的反映学校荣誉成绩的实物，如奖状、奖杯、奖牌、锦旗等；

2.上级领导、知名人士的题词、书画等；

3.学校及各下属部门、院系已经停止使用的印章、牌匾，重要领导行使某种职权时使用的现已停用的个人印章；

4.学校重大活动中形成的具有历史价值的纪念品和宣传品；

5.校际交往活动中受赠的反映校际之间友好关系的纪念品。

6.其它能够反映学校发展建设的有保存价值的实物。

第六条 实物档案的归档

1.凡是本校在公务活动中形成、获得、接受、赠送或者征集的各种实物档案均应收集齐全、完整无损，整理归档；

2．凡归档的实物档案必须要有相应的文字说明，材料完整齐全。收集的实物没有明确标明主题和时间的，移交单位或个人应在移交时对实物的主题和时间进行说明；奖品实物档案归档时应说明获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位；字画和礼品归档时应附清单及说明，内容包括物品名称、接受时间、地点、事由、赠送人、接收人；

3．对具有归档保存价值的实物，单位或个人应及时整理，向档案馆归档，不应跨年度。

4.实物档案归档时必须填写移交目录，经档案馆验收核对，双方签字，同时提供移交目录的电子档。

第七条 归档时间

1. 各部门应按上述归档范围将本部门或个人收到的实物在收到后一个月内移交学校档案馆保存；

2. 校庆及我校各种重大活动中接收或形成的礼品由活动组织者在活动结束后一个月内向学校档案馆归档；

3. 印章、字画、礼品、零散的实物及个人归档可以随时向档案馆移交。

第八条 实物档案的管理

1．实物类档案按品种分类，以物件为立档单位，一件一号；

2．按内容分别鉴定其价值及保管期限，一般为永久和长期；

3．实物类档案档号为：年度号+实物档案分类号+件号，件号根据时间顺序编流水，年度按实物形成或获得的年度填写；

4. 制作实物档案归档标签。内容包括档号、互见号、实物名称、颁（赠）单位时间、内容说明等。贴在实物档案背面的右上角或底座、印把等处, 以不影响对实物的观瞻为宜；    

5.编制实物档案目录。实物档案目录采用《特殊载体档案目录》格式，按实物档案的类别分别编制。每件实物都应按分类方案，在相关的管理软件上著录各项目要素，并打印出归档目录（格式见附表三）。实物档案归档目录包括件号、题名（文字说明）、材质、型制、年度、类别、参见号、备注等；

第九条 归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本单位照片档案管理，两者之间要建立准确、可靠的标识关系。本单位对外交往中赠送给对方的重要实物，也应拍照归档。

本办法自发布之日起实施。