第一章 总  则

第一条 为了加强党政管理类档案的业务建设，不断提高科学管理水平，有效地为我校的各项管理工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案工作规范》、《高等学校档案管理办法》（教育部27号令）和国家档案局颁布的《中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则》，结合我校的实际情况特制定本办法。

第二条 党政管理类档案主要包括党委、行政、工会、团委、民主党派等组织的各种文件、会议记录及纪要；各党政部门的工作计划、总结；上级机关与我校在人事管理、行政管理、党务管理等活动中直接形成的有保存价值的各种文件材料。

第三条 党政管理类档案是学校档案的重要组成部分，为维护档案的完整与安全，应遵照集中统一管理的原则，由学校档案馆文书档案室统一管理。

 

第二章 立卷与归档

第四条 归档范围：

按机关各部门、院、系、部及直属单位文件材料归档范围及保管期限表执行。（详见附表）

第五条 案卷质量的要求：

1. 归档文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开；文电应合一立卷。

2. 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；其它文件材料的立卷应按有关规定执行。

3. 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后；其它文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。

第六条 立卷办法：

1.机关各部门、院、系、部等处级单位，在各部门的职能活动中形成的具有保存价值的各种载体文件材料（包括本部门起草由学校和党委盖章的文件），由该部门进行收集、整理、立卷，于次年的6月底前向档案馆文书档案室归档。

本单位收到的上三级文件（中央、省、市）及党政办公室下发传阅的上三级文件，随时登记，统一由各业务部门归档。

2．在立卷前，应将收集整理的文件材料排列好顺序，交文书档案室，由档案员按照案卷质量要求进行检查，如合格，打印归档文件目录一式两份（一份装订卷内，另一份交档案室），填写备考表，向档案室办理移交手续。

3．党政办公室负责将全校各部门下发文件送至档案馆一份（包括全文PDF电子版），由文书档案室编制文件汇编。

第三章 档案的管理和利用

第七条 机关各部门、院、系、部等处级单位，应有一名领导主管档案工作，并至少有一名兼职档案员具体负责本单位文件材料的收集、整理、立卷、归档工作。

第八条 档案室对归档的文件要进行登记、编目、统计、分类及必要的加工整理和保管。

第九条 采用《高等学校档案实体分类法》档号编制原则。即党政管理类档案档号＝年度+党政档案分类号+案卷号。

案卷号按二级类目流水。年度为自然年度。

第十条 档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

第十一条 应该归档的文件材料做到纸质好，A4纸，用蓝黑墨水或碳素墨水书写，禁用圆珠笔、铅笔、红色或纯蓝墨水书写和复写，复印材料一律不得归档，以便长期或永久保存。

第十二条 档案室所保存的档案可随时借阅，但必须遵守档案借阅制度。凡涉及密级的文件，按有关规定办理。

第四章 档案的鉴定与销毁

第十三条 档案的鉴定与销毁按档案的鉴定与销毁制度执行。

本办法自公布之日起实施。