第一章 总 则
第一条 为了加强我校档案工作，提高档案工作科学化、规范化、现代化管理水平，充分发挥档案在教学、科研、医疗、党政管理等各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及《高等学校档案管理办法》（教育部27号令）、国家档案局颁布的《中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等国家有关规定，结合我校实际制定本办法。
第二条 我校档案是指上级党政机关发至我校的文件及学校建校以来在从事教学、科研、医疗、党政管理及其他各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录。
第三条 学校档案工作是国家档案的重要组成部分，是学校重要基础性工作之一，是反映和维护学校历史真实面貌的一项重要事业及重要的信息资源。学校应加强档案工作管理，纳入学校整体发展规划及有关人员的职责范围。为了确保档案的完整、准确、系统、安全，我校的各类档案实行集中统一管理。
第二章 管理体制和机构设置
第四条 我校档案工作受国家教育部和辽宁省教育厅的领导，业务上接受省市档案局的指导监督与检查。
第五条 学校档案工作在党政主要领导的直接领导下，实行学校和附属单位二级管理，由学校集中保管的原则。学校设档案馆（正处级），下设文书科技和人事两个档案科室及仪器设备、声像档案两个分室；各附属单位设综合档案室(科)，其档案工作受学校档案馆和附属医院双重领导。
第六条 档案馆既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用档案的机构，对二级档案管理单位及各处级单位的档案工作实行监督、指导和检查。
第七条 各单位、部门必须有一名主要负责人主管该部门的档案工作，并根据工作实际情况，配备专兼职档案人员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作等。兼职档案员归档情况应纳入年终个人工作绩效考核参考。
第八条 档案馆的基本任务：
(一) 宣传、贯彻执行国家和上级档案工作的法令、政策和规定，规划全校档案工作；
(二) 制订学校关于档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况；
(三) 负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料；
(四) 负责编辑档案参考资料，编制各种检索工具，积极开发利用档案信息资源，全心全意地做好服务工作，做好档案的修复和复制工作；
(五) 负责对全校专、兼职档案人员的培训；
(六) 负责收集档案利用效果的反馈信息，宣传利用档案的社会效益和经济效益，扩大档案工作的影响，增强领导及广大教职工积累档案、利用档案的意识；
(七) 积极开展档案信息交流、学术研究及先进技术的应用。
第三章 档案工作人员
第八条 档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，刻苦钻研业务，忠于职守，遵守纪律，具备档案业务知识和较高的科学文化知识。
第九条 档案工作人员属档案专业技术人员，享受其他专业技术人员的同等待遇。档案工作队伍要保持相对稳定。
第四章 文件材料的归档、移交和接收工作
第十条 各单位和部门应按学校制订的归档制度执行，将文件材料的积累、归档纳入教学、科研、医疗、党政管理人员的职责范围内，做到每项重要工作都有完整、准确、系统的文件材料归档。
第十一条 各单位和部门应做到各项工作与档案工作实行“三纳入”、“四同步”管理，即纳入学校各院、系、部、处、所、中心的计划和规划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。
第十二条 科研成果、产品规划与试制、基建工程等项目在进行鉴定、验收时，必须有档案人员参加。有关业务部门应会同档案部门，对应归档的文件材料进行检查，并签署意见。未经档案部门检查或经检查没有完整、准确、系统的文件材料归档的项目，不能通过鉴定、验收，科研成果不予上报。仪器设备开箱验收时应有档案人员参加。
第十三条 实行文件材料形成部门、科研课题组立卷的制度。一般由立卷人按文件材料的自然形成规律，加以系统整理组卷、编排页号，填写卷内目录，草拟案卷标题，交档案人员检查，装订后向档案馆移交。
第十四条 文件材料的归档范围：
我校档案分为十三个门类，各种档案的归档范围，可按每种档案的管理暂行办法的有关规定执行。档案门类如下：
(一) 党政管理类
(二) 教学类
(三) 科研类
(四) 基本建设类
(五) 外事类
(六) 财会类
(七) 产品生产类
(八) 出版物类
(九) 仪器设备类
(十) 人物(名人)类
(十一) 声像类
(十二) 实物类
(十三) 干部人事类
第十五条 归档的文件材料应纸质优良，幅面尺寸采用国际标准A4型，书绘工整，蓝黑、碳素墨水书写或激光打印，不能用金属物装订，禁用圆珠笔、红色墨水书写和复写，复印材料不得归档，声像档案归档材料应清晰。
第十六条 各门类档案归档时间：
(一) 党政管理类档案，应在次年的六月底前归档；
(二) 教学类档案，除综合类在次年六月底前归档外，其他文件材料均应在次学年度寒假前归档；
(三) 科研、基建类档案，应在项目完成后两个月内归档；
(四) 财会类档案在会计年度终了后，可由计财处保管一年，期满后向档案馆移交；
(五) 外事档案，部门形成的文件材料及邀请形成的文件材料应在次年六月底前归档，派出形成的文件材料应在出国人员回国当年归档；
(六) 出版物档案，应在次年的六月底前归档(合订本)；。
(七)干部档案，形成干部档案材料的部门，在形成正式材料一个月内归档。
归档时，交接双方根据移交目录核对并履行签字手续。
第十七条 凡由我校与其他单位分工协作完成的项目，由主办单位保存一整套档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本外，应将复制件送交主办单位保存。
第十八条 个人在其从事教学、科研、医疗、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向学校档案馆移交，集中管理，任何个人不得据为已有。
对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料，档案馆可通过征集、代管等多种形式进行管理。对个人向档案馆捐赠档案的，学校予以奖励。
第十九条 档案馆应注意向国内外征集与本校有关的各种档案和资料。
第五章 档案的管理和利用
第二十条 档案馆保管的十三个门类的档案分别由文书、科技、人事档案室和两个分室保管，既党政管理、人物、财会、人物等类档案由文书档案室保管；教学、科研、基本建设、产品生产、出版物、外事等类档案由科技档案室保管，仪器设备档案由资产管理处的资产分室保管，声像档案由网络教育学院的声像档案分室保管，以上两个分室由科技档案室分管；干部档案由人事档案室保管。
第二十一条 档案馆要对接收的档案进行分类、排列、登记、编目及必要的加工整理。
第二十二条 档案馆对保管期限已满的档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，征得有关部门同意，并造册报经主管校长批准后，方可销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十三条 档案馆对档案的收进、移出、档案的数量、档案的利用情况每年统计一次，向省市档案局、省教育厅办公室上报档案工作基本情况统计表。
第二十四条 档案的库房管理和档案的借阅，按学校的有关规定执行。涉及密级的档案材料，按保密的有关规定办理。
第二十五条 港澳和台湾同胞、海外华侨要求利用档案，须经有关部门介绍。
第二十六条 外国机关或个人要求利用档案，应按国家规定办理。
第二十七条 未经学校授权或上级主管机关批准，任何组织或个人无权公布档案。
第二十八条 对于重要的、珍贵的档案和资料，一般不提供原件使用。如特殊需要，须经档案馆馆长批准。
第二十九条 为充分开发档案信息资源，档案馆应积极编制检索工具和开展档案的编研工作，如：大事记、档案全宗介绍、各种目录，本科生和研究生有关学籍材料的计算机检索。
第六章 奖励与处罚
第三十条 档案馆要对各单位和部门材料的积累、立卷、归档工作进行检查和评估，对优秀的档案工作人员给予表扬和奖励。
第三十一条 对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，应按有关规定给予处罚。
第七章 附 则
第三十二条 本办法自发布之日起施行，原中国医科大学所发的关于印发《中国医科大学档案管理规章制度汇编》的通知（[2002]医大档字1号废止）。
