招标采购处业务档案管理规范

（2025年2月修订）

为规范业务档案管理，根据国家有关政策和学校实际情况，现就招标采购处业务档案管理工作制定规范如下：

一、归档范围

本规范所指业务档案包括所有使用财政性资金，已经通过学校采购审批且预算达到或超过5万元的货物、工程、服务类采购项目，以及部门接收的通过审批并开展的其他采购项目，在进行采购活动中直接形成具有保存价值的各种文字、数字、图纸、图表等各种载体的文件资料。

二、归档内容

1. 政府采购限额及以上的委托采购项目归档清单

（1）中国医科大学预算内采购项目申请表打印件；

（2）项目采购需求、采购实施计划及审查书原件（如适用）；

（3）辽宁省政府采购计划备案/审批情况表或发改委立项批复材料打印件（如适用）；

（4）招标文件/采购文件打印件；

（5）投标人/供应商提交的投标文件/响应文件正本；

（6）项目评审工作报告原件；

（7）中标（成交）通知书原件；

（8）政府采购合同及补充合同原件；

（9）进口项目委托代理协议原件（如适用）；

（10）安全生产承诺书原件。

2. 政府采购限额以下的委托采购项目归档清单

（1）中国医科大学预算内采购项目申请表打印件；

（2）采购文件打印件；

（3）供应商提交的响应文件正本；

（4）项目评审工作报告原件；

（5）成交通知书原件；

（6）采购合同及补充合同原件；

（7）进口项目委托代理协议（如适用）；

（8）安全生产承诺书原件。

3.自主采购项目归档清单

（1）中国医科大学预算内采购项目申请表打印件；

（2）中国医科大学预算内采购项目自主采购申请单打印件；

（3）采购邀请函打印件；

（4）供应商提交的响应文件正本；

（5）评审意见表原件；

（6）成交通知书原件；

（7）采购合同原件；

（8）安全生产承诺书原件。

三、归档要求

1. 采购项目完成对接后30日内，项目直接负责人应按上述归档内容清单进行档案的收集、整理、立卷，并负责后期档案的保管、移交、借（查）阅等有关工作。

2.采购项目因故需要签订补充合同的，应在补充合同签订后30日内，将补充合同及支撑材料（审批单或会议纪要等）添补到该项目业务档案之中。

3.业务档案应按照学校有关要求，在规定时间内移交至档案馆。

4.业务档案一律不对个人开放查询和借阅。学校有关部门及政府财政、监察、巡视、审计、公检法等机构因工作需要借、查阅的，需申请并得到招标采购处负责人同意后，方可借（查）阅。

5.借（查）阅档案时，必须履行登记、注销和检查手续，当面点清，确保档案完好无损。

6.业务档案管理有关人员离开工作岗位前，应清理有关档案资料及时整理归档；不得擅自处理或私自带走。

四、建设工程项目归档内容参照第二款“政府采购限额及以上的委托采购项目归档清单”执行。

五、本规范未规定内容，按照国家有关法律法规、保密条例及学校档案馆规定执行。

六、本规范自公布之日起施行，由招标采购处负责解释。

                      招标采购处

                       2025年2月25日